18. Outils de communication

L’un des objectifs de Tuleap est de fournir aux développeurs des outils de développement et de gestion de projets efficaces. D’autre part, Tuleap doit aussi devenir le canal de communication favori de tous les utilisateurs puisqu’une collaboration et une communication efficace est capitale pour les équipes de projets et leurs communautés.

A cette fin, Tuleap propose un ensemble de services de communication intégrés, que l’équipe de projet peut personnaliser. Cela inclut les listes de diffusion, le service d’annonces (news), les forums Web et un plug-in de messagerie instantanée.

18.1. Listes de distribution

18.1.1. Création

Chaque projet peut créer autant de listes de diffusion que nécessaire. Pour ce faire cliquez sur le lien « Listes » dans la barre de menu principale du projet puis sur le lien « Administration » de la barre de menu du service.

Pour créer une nouvelle liste de diffusion il suffit de lui donner un nom, une description et de préciser s’il s’agit d’une liste publique ou privée. Une liste privée n’est pas visible sur la page d’accueil du service sauf pour les membres du projet. Ainsi les autres utilisateurs ne peuvent pas s’y inscrire ni poster de messages.

Dans le but de minimiser les conflits de nom entre listes de diffusion des différents projets, leur nom suit le modèle suivant :

nomprojet-nomliste@SYS_LISTS_HOST

Où :

  • nomprojet est le nom court du projet tel qu’il a été défini durant la phase d’enregistrement du projet.

  • nomliste est le nom que vous avez choisi pour votre liste de diffusion.

    Note

    Lorsque vous créez une liste de diffusion vous en devenez l’administrateur. En tant qu’administrateur, vous recevrez des instructions complémentaires par e-mail peu après la création de la liste de diffusion. Il s’agit d’un message important contenant des URLs vers les pages d’information et d’administration de la liste de diffusion ainsi que le mot de passe par défaut généré par Tuleap permettant d’accéder aux fonctions d’administration. Gardez-le dans un endroit sûr !

    Tip

    Un projet hébergé sur Tuleap devrait toujours créer au moins une liste de diffusion (ou un forum Web) où les utilisateurs peuvent poster leurs questions et leurs commentaires. Cette liste est typiquement appelée nomprojet-interest@SYS_LISTS_HOST. Nous vous encourageons vivement à suivre cette pratique bien établie.

18.1.2. Administration

L’administration d’une liste de diffusion se fait intégralement via l’interface Web. Vous pouvez accéder à la page d’administration de la liste de diffusion en utilisant l’URL que vous avez reçu lors de la création de la liste de diffusion. Si vous avez égaré cette URL la voici à nouveau :

http://SYS_LISTS_HOST/mailman/admin/nomliste

La page d’administration vous permet de régler de nombreux paramètres de la liste de diffusion, de gérer les membres, les administrateurs, la confidentialité, le message de bienvenue aux nouveaux inscrits, etc. GNU/Mailman, le gestionnaire de liste de diffusion utilisé par Tuleap, est un logiciel très riche et nous vous invitons à visiter la page d’administration au moins une fois pour avoir une idée de l’éventail des fonctionnalités.

Note

Veuillez noter que les administrateurs d’un projet ne sont pas automatiquement administrateurs des listes de diffusion et le mot de passe d’administration d’une liste de diffusion est différent de tout autre mot de passe d’utilisateurs Tuleap.

18.1.3. (Dés)Inscription, archive et préférences

A moins qu’une liste de diffusion ne soit privée, tout utilisateur Tuleap peut s’y inscrire. Pour ce faire il suffit de cliquer sur le lien « Listes » dans la barre de services du projet, puis sur le lien « (Dés)Abonnement/Préférences » de la liste de diffusion concernée. Ensuite suivez les instructions affichées à l’écran.

Le gestionnaire de liste de diffusion de Tuleap (GNU/Mailman) archive aussi l’ensemble des messages échangés sur la liste de diffusion. En suivant le lien « Archive » sur la même page que précédemment vous pourrez consulter les messages archivés regroupés par mois. Veuillez noter que la version actuelle de l’archiveur ne garde pas trace des attachements au format MIME.

18.2. Annonces

Le service d’annonces vient en complément du service de listes de diffusion. Il vous permet de publier les actualalités du projet. Tous les évènements survenant dans la vie de votre projet peuvent faire l’objet d’une annonce : une nouvelle personne dans l’équipe, une nouvelle version du logiciel, des informations sur les technologies liées au projet et pourquoi pas l’annonce de votre mariage où l’arrivée de votre petit sixième :-). Ne gardez pas votre projet dans l’ombre. Rendre la vie de votre projet publique sera bénéfique à l’ensemble de votre communauté d’utilisateurs.

La publication d’une annonce est chose facile. Il suffit de cliquer sur le lien « Annonces » dans la barre de service du projet puis sur le lien « Soumettre une annonce » dans la barre de menu du service au sommet de la page. Ensuite tapez le titre et le contenu de l’annonce. Les URLs présents dans le message seront automatiquement transformés en hyperlien dans la version publiée. Vous pouvez aussi choisir de rendre votre annonce publique c’est à dire visible sur votre page de sommaire du projet par tous les utilisateurs Tuleap ou privée c’est à dire visible seulement par vos membres de projet.

N’importe quel utilisateur Tuleap peut attacher un commentaire aux annonces visibles pour lui sur votre page de sommaire de projet, ce qui signifie que chaque annonce est un forum de discussion en puissance [1]. De plus, l’équipe d’administration du site Tuleap a une vue sur l’ensemble des annonces publiques publiées par les différents projets et peut décider de faire apparaître certaines d’entre elles sur la page d’accueil principale du site Tuleap si elles présentent un intérêt pour l’ensemble des utilisateurs. Une belle publicité en vérité !! Lors de la soumission d’une annonce, vous pouvez d’ailleurs demander aux administrateurs que votre annonce soit mise en avant sur la page d’accueil principale du site.

18.3. Forums Web

Il s’agit là de la troisième forme de communication offert par Tuleap. Les forums Web sont plus ou moins équivalents aux listes de diffusion si ce n’est que l’envoi d’un message se fait via l’interface Web plutôt que par e-mail. Vous devez donc être connecté au site pour participer à la discussion car vous ne pouvez pas préparer vos messages en étant déconnecté comme vous le feriez avec une liste de diffusion.

Pour accéder aux forums Web d’un projet Tuleap, cliquez sur le lien « Forums » dans la barre de service du projet. Lorsqu’un projet Tuleap est créé il est pourvu de trois forums : Open Discussions, Help and Developers. Ces forums et tous les autres sont accessibles en lecture et en écriture à tous les utilisateurs Tuleap à moins que vous ne décidiez de les rendre privés (voir ci-dessous). Un utilisateur peut aussi surveiller un forum. Dans ce cas Tuleap lui fera suivre automatiquement par e-mail tous les messages postés sur le forum, ce qui lui évitera des visites répétées à la page Web du forum.

Les administrateurs de projet peuvent créer d’autres forums à la demande en utilisant le module d’administration des forums accessible via le lien « Administration » situé dans la barre de menu du service Annonces. Les administrateurs peuvent ensuite suivre les liens présents sur cette page pour ajouter un forum, détruire un message ou mettre à jour les infos et le statut du forum. Cette dernière fonctionnalité permet aux administrateurs de rendre un forum public ou privé, de modifier son nom ou sa description ou même de le détruire.

18.4. Plug-in de messagerie instantanée

Tuleap est associé à un serveur Jabber et contient un plug-in de messagerie instantanée (IM) permettant un niveau d’interaction entre eux.

Si le plug-in est actif, un compte de messagerie instantanée sera automatiquement disponible pour chaque utilisateur Tuleap, et ceux-ci pourront se connecter sur le serveur Jabber en utilisant leurs identifiants Tuleap. De plus, les utilisateurs membres d’un même projet seront regroupés ensembles sur le serveur Jabber, qui ajoutera automatiquement ce groupe dans la liste de contacts de chacun des membres.

Pour chaque projet, le plug-in crée un salon de discussion multi-utilisateurs (MUC) où les membres d’un projet peuvent discuter ensemble. Seuls les membres d’un projet peuvent rejoindre le salon lui correspondant, mais un membre présent dans un salon peut inviter des utilisateurs externes au projet.

Le plug-in IM de Tuleap contient un client Jabber intégré à l’interface web de votre projet. Ce client vous permet uniquement de dialoguer dans le salon de discussion du projet (voir ?). Bien entendu, chaque utilisateur est libre d’utiliser le client qui correspond le mieux a ses besoins. Un certain nombre de client open source (et/ou gratuit) sont disponibles pour la plupart des plateformes, une liste non-exhaustive est disponible à l’url http://www.jabber.org/clients. Notons toutefois que certains clients, comme Coccinella par exemple, permettent de faire du tableau blanc partagé.

Le status d’un utilisateur utilisant un client Jabber (en ligne, occupé, absent) est affiché dans Tuleap.

18.4.1. Intégration de la messagerie instantanée dans Tuleap

Un certain nombre d’informations concernant la messagerie instantanée sont disponibles directement depuis Tuleap. Ainsi, chaque utilisateur peut voir sa liste de contact ainsi que leur status directement depuis son espace personnel. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur la page « Ma Page Personnelle ». Si le widget affichant la liste de contact n’est pas visible, il faut l’ajouter. Pour ce faire, cliquez sur le lien « Ajouter des widgets » , et ajouter le widget correspondant à « Ma liste de contact IM ».

Chaque nom d’utilisateur affiché dans Tuleap s’accompagne d’une icone de couleur (gris,vert, jaune ou rouge) indiquant le status de l’utilisateur : gris pour « non connecté », vert pour « en ligne », jaune pour « absent » et rouge pour « occupé ». Les utilisateurs peuvent modifier leur status à l’aide de leur client Jabber.

Tout nouveau projet approuvé implique la création d’un groupe partagé et d’un salon de discussion correspondant au projet.

Tout nouveau membre ajouté au projet est également ajouté au groupe partagé et au salon de discussion correspondant. Ce nouveau membre sera automatiquement invité à rejoindre le salon de discussion du projet dès sa prochaine connection sur le serveur Jabber.

Si un membre est supprimé dans un projet alors il sera supprimé du groupe partagé et du salon de discussions correspondant .

Si un projet est suspendu ou en attente de validation, le salon de discussions sera rendue indisponible (vérouillé) et le groupe partagé ne sera pas visible sur la liste de contacts des membres du projet.

Si un projet est détruit, son salon de discussions sera détruit et son groupe partagé n’existera plus .

18.4.2. Configuration d’un client Jabber

La configuration d’un client Jabber pour utiliser votre compte Tuleap est simple. Si vous utilisez un client qui accèpte plusieurs protocoles de communication, la première chose à faire est de choisir le protocole Jabber (ou XMPP). Trois autres informations sont nécessaires pour vous connecter : votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et l’adresse du serveur Jabber auquel vous allez vous connecter. Certains clients Jabber utilisent le terme de JID (ou Jabber ID) qui fait simplement référence au nom d’utilisateur associé à l’adresse du serveur par un symbole @ (i.e. nomd’utilisateur@serveurJabber.com), d’autres demandent explicitement le nom et l’adresse du serveur. Votre JID est disponible dans votre espace personnel sur le site web Tuleap en vous authentifiant, et en cliquant sur le lien « Mon compte » sur la page « Ma page personnelle », ou tout simplement en accedant à votre « Profil développeur ». Vous pourrez ainsi trouver votre « Login Messagerie Instantanée » qui est composé de votre nom d’utilisateur et de l’adresse du serveur Jabber associé à Tuleap. Utilisez le même mot de passe pour vous authentifier sur le serveur Jabber que pour vous connecter à Tuleap.

En plus de ces paramètres, le client peut vous demander le nom de la ressource que vous utilisez pour vous connecter sur votre compte Jabber. Ceci peut être pratique si vous vous connectez au même compte Jabber depuis différents matériels. Par exemple, un message peut vous être adressé à vous@serveur.com/pda à la place de vous@serveur.com/bureau (dans ce cas, « pda » et « bureau » sont les ressources).Vous pouvez remplir ce champ avec une chaine alpha numérique.

Pour finir, le client a besoin de connaitre le numéro de port que le serveur Jabber écoute. Par defaut, cette valeur est le 5222, et la plupart des clients Jabber l’utilise par defaut.

D’autres paramètres « avancés » peuvent être configurés, mais ce n’est pas l’objet de ce guide de détailler l’utilisation d’un client Jabber. Pour plus d’informations, consultez la documentation fournie avec votre client.

18.4.3. Salon de discussion multi-utilisateurs (MUC)

Comme il a été spécifié précédement,le plug-in de messagerie instantanée crée un salon de discussion multi-utilisateurs pour chaque projet. Ce salon porte le nom du projet, et n’est accessible qu’aux membres du projet.

Vous pouvez accéder au salon de discussion directement dans l’interface web de votre projet, ou grâce à un client de messagerie instantanée.

18.4.3.1. Salon de discussion dans l’interface web

Pour entrer dans le salon de discussion de votre projet, il vous suffit de cliquer sur l’onglet “Messagerie Instantanée” de votre projet. Vous serez alors automatiquement connecté à la messagerie instantanée, et pourrez commencer à discuter avec les membres de votre projet également connectés.

L’interface du salon de discussion se compose de plusieurs zones :

  • La fenêtre principale vous permet de visualiser les messages des différents participants à la discussion. Les noms des utilisateurs apparaissent devant les messages, pour pouvoir mieux suivre la discussion. Les messages systèmes (qui entre dans la salle de discussion, qui en sort, etc) sont affichés en gras.

    Les messages sont affichés sans formatage particulier. Il est cependant possible d’en appliquer certains (voir pour cela la section ?). Les URL sont cliquables (s’ouvrent dans une autre fenêtre). Les références de votre projet son également cliquables (exemple, si vous écrivez le message bug #23 dans la fenêtre de discussion, le mot “bug #23” sera cliquable et vous redirigera vers le bug 23 de votre projet. Le système ne vérifie pas a priori si le bug 23 existe dans votre projet. Il est possible de faire des références vers un autre projet, mais uniquement avec la forme mot clé #numéro du projet:numéro de l’item. La forme avec le nom court du projet n’est pas reconnue par la messagerie instantanée. Pour plus d’explications sur les références croisées, voir la ?.

  • Juste en dessous de la fenêtre principale, se trouve la zone d’écriture du message. Pour envoyer un message à tous les membres du salon de discussion, cliquez sur cette zone, entrez votre messages, puis appuyez au choix sur le bouton “Envoyer” ou sur la touche Entrée de votre clavier. Le message apparaîtra à la suite des autres messages, précédé par votre nom.

  • La zone à droite de la fenêtre principale correspond à la liste des utilisateurs connectés au salon de discussion. Cette liste est actualisée en temps réel.

    Il existe une notion de message privé. Si vous souhaitez envoyer un message à un utilisateur particulier sans que votre message soit vu par tout le salon de discussion, vous pouvez cliquer sur le nom de l’utilisateur en question, puis taper votre message (le nom de l’utilisateur apparaît dans la zone d’écriture du message, indiquant qu’il sera le seul à le recevoir). Pour revenir à l’état normal (discussion avec tout le monde), il vous suffit de cliquer sur le nom de la personne dans la zone d’écriture, ce qui aura pour effet de faire disparaître son nom.

  • Au dessus de la fenêtre principale, le nom du salon de discussion est inscrit (il s’agit du nom du projet). En dessous, se trouve le sujet du salon de discussion. Ce sujet est modifiable en tapant une commande spéciale dans la zone de message :

    /topic Le nouveau sujet du salon de discussion
    
  • Sous la zone d’écriture, se trouve une dernière zone correspondant à votre statut de messagerie Instantanée. Il s’agit d’un état indiquant aux autres si vous êtes disponibles pour dialoguer, ou si vous êtes occupés et ne souhaitez pas être dérangé, etc. Vous pouvez également rajouter un texte libre, comme votre humeur du jour, ou toute autre chose.

    A droite, vous pouvez également voir un bouton vous permettant de couper ou d’activer le son. Pour disposer du son, vous devez avoir un plugin Flash pour votre navigateur.

Salon de discussion dans l'interface web de Tuleap

Tip

Lorsque vous tapez du texte dans la fenêtre de messagerie instantanée, le client interprète un certain nombre de commandes pour mettre le texte en forme. Ces commandes peuvent être interprétées différemment selon votre client, mais fonctionnent sur la plupart d’entres eux.

  • Ecrire en gras : vous devez entourer votre texte avec une étoile.

    Exemple : je vous contacterai par téléphone *demain à 14h00*

  • Souligner : vous devez entourer votre texte avec un tiret bas.

    Exemple : je vous contacterai par téléphone _demain à 14h00_

  • Faire un lien (URL) : le système détectera les URL si elles commencent par http://

    Exemple : Vous pouvez aller voir sur http://tuleap.net

  • Faire une référence vers un objet de votre projet : Vous pouvez référencer un objet de votre projet (artefact, bug, document, page wiki, etc.). Pour cela, écrivez simplement la référence vers l’objet en respectant la syntaxe habituelle motclé #numérod’objet

    Exemple : Vous pouvez aller voir le document doc #185 pour plus de détails.

  • Changer le sujet d’un salon de discussion : vous devez écrire /topic suivi du nom du salon.

    Exemple : /topic Réunion Mensuelle

  • Changer de pseudo : vous pouvez changer votre pseudonyme pour la durée de la session. Les autres utilisateurs vous verrons alors sous ce nouveau nom. Même si cette fonctionnalité peut paraître amusante, rappelez vous toujours que changer fréquemment de pseudo peut nuire à la qualité de la discussion (difficile de suivre qui dit quoi si tout le monde change de pseudo). N’utilisez cette fonction que pour apporter plus de clarté (si deux utilisateurs ont des noms assez proches par exemple). Veuillez noter que dans les archives de discussions, en cas de changement de pseudonyme, les messages indiqueront toujours le “vrai” utilisateur, c’est à dire le nom d’utilisateur d’origine. La commande pour changer de pseudo est /nick suivi de votre nouveau pseudo.

    Exemple : /nick Manu - maison

  • Les smileys (ou émoticons) : vous pouvez utiliser des smileys. Le client de l’interface web ne dispose pas d’une interface pour insérer des smileys. Pour pouvez néanmoins en ajouter sous forme textuelle. Elle apparaîtront sous forme d’image dans les différents clients (y compris le client web). Chaque client implémente différemment les émoticons, mais en général, les plus courants devraient fonctionner.

    Exemple : le texte :-) affichera un beau sourire !

18.4.3.2. Joindre un salon de discussion avec un client

Vous devez paramètrer votre client Jabber avec l’adresse du serveur de conférence pour qu’il sache où récupérer les informations concernant les salons de discussion. Cette adresse est simplement conference.serveurJabber.com, c’est à dire le mot « conference », un « . », et l’adresse du serveur Jabber. A partir de là vous avez accès à la liste des salons, et vous pouvez vous connectez à ceux correspondant à vos projets.

Chaque client Jabber a sa propre manière de gérer les salons de discussion, il est possible que l’étape décrite précédement soit différentes en fonction des clients. En cas de besoin, consultez la documentation concernant votre client Jabber à propos des salons de discussion (MUC).

Une fois connecté au salon, vous pouvez inviter des utilisateurs non-membres du projet à le rejoindre. Une fois qu’un utilisateur a accepté une invitation, il devient membre du salon de discussion.

Pour plus d’informations sur l’invitation d’utilisateurs extérieurs dans un salon de discussion, consultez la documentation de votre client Jabber.

18.4.4. Archives des conversations

Les conversations des salons de discussions sont archivées par le système (les conversations privées ne sont pas archivées). Pour accéder aux archives, cliquez sur le lien Archives de l’onglet Messagerie Instantanée de votre projet. Tout membre du projet a accès aux archives du projet.

Par défaut, les archives des conversations des 7 derniers jours sont affichées. Vous pouvez bien sûr changer la période de recherche grâce au calendrier. Si vous ne souhaitez rien précisez, laissez la zone vide. Vide pour date de début signifie « depuis le début », vide pour la date de fin signifie « jusqu’à maintenant ».

Les archives des conversations sont classées par jour. Elles vous renseignent sur l’heure des messages (heure et minutes), l’auteur du message (identifiant de l’utilisateur sur le serveur Tuleap), et bien sûr le message lui-même. Les changements de peudos ne sont pas consignés dans les archives. Les messages systèmes sont présents, ce qui aide à savoir qui était présent lorsque telle chose a été dite. Les URL et les références apparaîtront comme des liens, mais les commandes spéciales (voir ?) ne sont pas interprétées.

Notez également que les conversations sont séparées par un léger trait horizontal lorsque qu’il n’y a pas eu d’activité pendant au moins 10 minutes.

Vous pouvez exporter les archives, au format CSV, en cliquant sur le bouton exporter en bas de page des archives. L’export tiendra compte de vos préférences utilisateurs concernant le séparateur CSV et le format de date (voir ?).

[1]En arrière plan, chaque annonce est en fait gérée exactement comme un forum Web Tuleap.