7. Outil de suivi (Tracker) et Rapports en temps réel

Attention : ce chapitre couvre les fonctionnalités de la nouvelle version du système de suivi ou tracker(v5). Pour la documentation de l’outil de suivi de l’ancienne génération (v3), se référer à ?.

Les outils de suivi (tracker en anglais) représentent l’un des services les plus puissants et les plus flexibles mis à la disposition des projets hébergés sur Tuleap. Ils assurent le suivi d’artefacts aussi variés que des bugs, des tâches, des fiches d’assistance, etc... Un projet peut créer autant d’outils de suivi que nécessaire.

Tous les outils de suivi, qu’ils soient prédéfinis au niveau de l’ensemble de la plateforme ou bien créés par chaque projet sont entièrement personnalisables.

7.1. Terminologie et Points communs

Avant de présenter les fonctionnalités des outils de suivi, il est utile de passer quelques instants sur la terminologie employée pour les outils de suivi ainsi que sur les fonctionnalités communes.

Étant donné que les outils de suivi sont conçus pour assurer le suivi de toutes sortes d’items, le terme générique “artefact” est utilisé dans ce document pour désigner tout type d’item faisant l’objet d’un suivi. Il peut s’agir d’exigences, de risques, d’anomalies, de tâches, de demandes de nouvelles fonctionnalités ou autres.

Pour définir un nouvel outil de suivi, il suffit juste de lui donner un nom, de choisir les champs à utiliser et les valeurs autorisées pour ces champs.

En complément des champs personnalisables, une section “Commentaires” est attachée à un artefact de façon immuable. Ceci permet à chaque artefact de disposer d’un historique complet (modification des valeurs et commentaires associés à l’artefact qui ont été ajoutés par les utilisateurs. Cette section permet aussi d’ajouter un commentaire qui sera associé au flux de commentaires.

7.2. Accéder à un outil de suivi

Pour accéder au service outil de suivi d’un projet, rendez vous d’abord sur le Tableau de bord du Projet (voir ?) et cliquez soit sur l’entrée “Suivi” de la barre de services ou directement sur l’outil de suivi qui vous intéresse dans la section Zones Publiques du Tableau de bord.

Dans le premier cas, une page récapitulant l’ensemble des outils de suivi disponibles pour ce projet vous est présentée (voir ?). Après avoir sélectionné l’outil de suivi qui vous intéresse, un certains nombre de fonctionnalités vous sont accessibles selon le niveau de permission dont vous disposez. Vous pouvez soumettre de nouveaux artefacts, les modifier, effectuer des recherches et naviguer dans la base d’artefacts ou configurer l’outil de suivi.

Page d'accueil des outils de suivi

7.3. Soumission d’un nouvel artefact

Pour soumettre un nouvel artefact à un projet donné, vous devez tout d’abord accéder à l’outil de suivi approprié comme indiqué dans la section ci-dessus (voir ?.

En pénétrant dans un outil de suivi, un écran de sélection et de navigation apparaît (plus d’information sur cette fonctionnalité dans la ?). Pour le moment cliquez sur l’entrée “Soumettre un nouvel artefact” dans le menu de l’outil de suivi en haut de l’écran (voir ?).

Un exemple d'écran de soumission d'artefact (ici de type "bug")

La ? montre un exemple de soumission d’écran provenant d’un projet Tuleap. En raison du très haut niveau de personnalisation du service “outil de suivi” de Tuleap, les écrans de soumission d’artefact varient énormément d’un outil de suivi à l’autre. Suivant les cas les champs affichés et le nom des artefacts diffèrent.

Dans l’exemple fourni sur la ? les artefacts sont des bugs (aussi connu sous le nom “défauts” ou “anomalies”). Ici l’utilisateur doit fournir une catégorie, un groupe, une priorité et une personne à laquelle assigner l’artefact à partir des boîtes de sélection. Viennent ensuite la description d’une ligne et une entrée texte plus longue permettant de mieux décrire le bug en question. Après avoir soumis l’artefact en appuyant sur le bouton “Valider”, un identifiant unique (ID) lui est automatiquement assigné.

Les valeurs proposées par un champ peuvent dépendre d’une valeur d’un autre champ. Si le javascript est activé dans votre navigateur, les champs seront alors filtrés dynamiquement. Sinon, Tuleap s’assurera que les valeurs que vous soumettez sont correctes.

Comme expliqué plus haut, le formulaire de soumission d’un artefact peut varier considérablement d’un outil de suivi à l’autre en fonction des champs utilisés. Le formulaire de soumission peut aussi varier selon votre niveau de permission. Un exemple assez typique consiste à donner accès à plus de champs aux membres du projet qu’aux utilisateurs externes à l’équipe. A titre d’exemple, sur la ?, la personne qui soumet le bug est probablement un membre du projet car donner une valeur au champ “Assigné à” n’est, en général, pas du ressort d’un utilisateur externe. Il est en effet très improbable qu’un utilisateur lambda en sache suffisamment sur l’organisation interne d’un projet pour assigner un bug à la bonne personne. C’est pour cette raison que les champs visibles à la soumission sont configurables dans le module d’administration de l’outil de suivi (voir ?)

Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Valider” lorsque vous en avez terminé avec le formulaire !

Tip

Vous êtes sur le point de soumettre un bug ou une demande d’assistance à un projet Tuleap ? Avant de vous lancer, assurez-vous qu’un artefact similaire n’est pas déjà présent. Pour ce faire, vous pouvez effectuer une recherche dans la base des artefacts soit par l’écran de sélection, soit en utilisant la boîte de recherche par mots-clés située dans le menu principal de Tuleap.

7.5. Résultats de la recherche dans un outil de suivi

Sur la base de vos critères de sélection, Tuleap effectue une requête dans la base de données, sélectionne les artefacts correspondants et les affiche juste au dessous des critères de sélection. Le choix des colonnes affichées par la liste de résultat est entièrement configurable par les utilisateurs. (voir ?). C’est pour cette raison que l’écran d’affichage des résultats d’une requête peut être totalement différents de l’exemple montré sur la ?.

Exemple d'affichage des résultats d'une requête

Les résultats sont affichés par groupe de N artefacts où N est modifiable par l’utilisateur. Si plus de N artefacts correspondent à la recherche, l’utilisateur est invité à cliquer sur “Précédent” ou “Suivant” dans la barre de navigation.

Pour accéder à un artefact, cliquez simplement sur l’icône image3 dans la liste des résultats.

Par défaut, les artefacts sont triés par ordre chronologique de soumission sur Tuleap.

La liste des artefacts peut être triée selon n’importe quelle colonne affichée à l’écran en cliquant sur l’entête de la colonne. Deux clics successifs permettent de basculer d’un ordre ascendant à un ordre descendant. Le sens du tri est visible sous la forme d’un petite flèche orientée vers le haut ou vers le bas figurant à côté du critère de tri juste au dessus de la liste des artefacts.

Le tri multi-colonnes autorise des opérations de tri plus sophistiquées. Dans ce mode, les critères de tri s’accumulent au fur et à mesure que vous cliquez sur les entêtes de différentes colonnes. Vous pouvez par exemple cliquer sur “Sévérité” puis sur “Assigné à” pour voir qui dans l’équipe est en charge des artefacts critiques et combien il y en a. A tout moment dans le tri multi-colonnes, un clic sur l’un des critères de tri affiché dans la liste “critère 1 > critère 2 > critère 3...” vous ramènera en arrière dans les critères de tri. Grâce à cette fonctionnalité vous pouvez aisément tester plusieurs stratégies de tri.

Dans le menu “options” du rapport, les liens “Exporter uniquement les colonnes du rapport” et “Exporter toutes les colonnes” permettent d’exporter les artefacts sélectionné au format CSV. En utilisant cette fonctionnalité vous pouvez aisément sélectionner les artefacts auxquels vous souhaitez appliquer des traitements supplémentaires avec des outils externes à Tuleap

Voir ? pour savoir comment importer des artefacts à partir d’un fichier CSV.

Vous pouvez à tout moment cliquer sur le lien “Version imprimable” (présent dans le menu des “Options” du rapport) pour générer une version simplifiée et non décorée de la liste des artefacts que vous pourrez imprimer depuis votre navigateur ou copier-coller dans un document de votre choix. Pour une meilleure lisibilité nous vous conseillons d’imprimer les résultats en format paysage.

Il est également possible de visualiser les résultats d’une requête sous forme graphique en ajoutant un onglet de type “Graphique(s)”. Il y a cinq types de graphiques disponibles : le camembert, le graphique en bâton, le diagramme de Gantt, le diagramme de type Burndown (reste-à-faire) et la vue sous forme de tableau de post-it, utilisés dans les méthodes agiles. Comme pour la liste des artefacts (onglet de type “Table”), les vues graphiques affichent les artefacts répondant aux critères de sélection. Pour plus de détails, voir ?.

7.5.1. Gestion des rapports

Les rapports des outils de suivi permettent de choisir les critères de recherche et créer différentes représentations des résultats (aussi appelés “renderers”), qui affichent le résultat de la recherche. Tuleap propose deux types de représentations: “Table” et “Graphiques”. Le “renderer” de type “Table” présente la liste des artefacts correspondant aux critères de recherche sous forme de tableau en utilisant des colonnes. La représentation de type “Graphiques” offre une vue graphique des résultats. .

Pour chaque outil de suivi auquel ils ont accès, les utilisateurs de Tuleap peuvent définir leurs propres rapports, en choisissant leurs propres critères de recherche et en ajoutant des représentations. Dans ce cas précis, le rapport est considéré comme personnel et n’est visible que par l’utilisateur l’ayant créée. A l’opposé, les administrateurs d’un outil de suivi peuvent définir des rapports de type “projet”, qui seront visibles par tous les utilisateurs de l’outil de suivi.

7.5.1.1. Paramétrage d’un rapport

Le rapport courant est défini en haut à gauche de la page du rapport (Voir ?). Si plusieurs rapports sont disponibles, une boîte de sélection permet de changer de rapport courant.

Pour chaque rapport, et à condition d’avoir les permissions nécessaires, vous pouvez soit “enregistrer”, “enregistrer sous”, “modifier la visibilité” de public à privé, choisir le rapport courant comme rapport par défaut ou encore le supprimer.

Attention! En tant qu’administrateur d’un outil de suivi, mettre à jour un rapport public modifiera ce rapport pour tous les autres utilisateurs de ce dernier. Gardez cela à l’esprit avant de sauvegarder vos modifications.

7.5.1.2. Ajouter une représentation des résultats de recherche

Vous pouvez ajouter autant de représentations que vous le souhaitez dans chaque rapport. Les représentations sont affichées sous forme d’onglets. Il est très simple d’ajouter une représentation : sélectionnez l’onglet [+] à droite des autres onglets (see ?). Ensuite, sélectionnez le type de représentation à ajouter (table ou graphiques), donnez-lui un nom et une description, et cliquez sur le bouton “Soumettre” : un nouvel onglet est crée!

Tip

Pour classer vos représentations, il suffit de faire un glisser/déposer des onglets!

7.5.1.3. La représentation de type “Table”

La représentation de type “Table” se présente sous forme de tableau. Les colonnes du tableau sont les champs de l’outil de suivi et les lignes représent les artefacts. L’exemple (?) présente une représentation de type “Table”.

Vous pouvez modifier les champs du tableau que vous souhaitez afficher, réordonner les champs en utilisant le glisser/déposer, trier la liste des artefacts (en cliquant sur le nom du champ), naviguer dans la liste d’artefacts en sélectionnant le nombre d’artefacts à afficher.

Il est possible d’ajouter des fonctions de calcul sur certains champs du tableau. Pour les entiers, les flottants, les boîtes de sélection et les boîtes de sélection multiple, une icône image4 s’affiche sous chaque colonne correspondante.

Cliquer simplement dessus pour ajouter une ou plusieurs fonctions de calcul. Les fonctions de gcalcul disponibles sont:

  • Count (Total, seulement pour les entiers, les flottants, les boîtes de sélection et les boîtes de sélection multiple)
  • Count Group By (Total par catégorie, seulement pour les entiers, les flottants, les boîtes de sélection et les boîtes de sélection multiple)
  • Average (Moyenne, seulement pour les entiers et les flottants)
  • Maximum (seulement pour les entiers et les flottants)
  • Minimum (seulement pour les entiers et les flottants)
  • Deviation Standard (Ecart-type, seulement pour les entiers et les flottants)
  • Somme (seulement pour les entiers et les flottants)

Vous pouvez facilement ajouter, supprimer, déplacer les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre tableau, ainsi que des calculs tout en bas.

7.5.1.4. La représentation de type “Graphiques”

La représentation de type “Graphiques” permet d’ajouter différents graphiques à un rapport. Tuleap fournit cinq types de graphes : le camembert, le graphique en bâton, le diagramme de Gantt, la vue sous forme de tableau de post-it et le diagramme de type Burndown utilisés dans les méthodes agiles.

Vous pouvez ajouter autant de graphes que vous le souhaitez au sein d’un onglet. Pour ajouter un graphe, cliquez sur l’icône du graphe de votre choix. Selon le type de graphe, vous devrez saisir un nom, une description et renseigner certains champs nécessaires à la génération du graphe.

7.5.1.4.1. Graphique de type Camembert
7.5.1.4.2. Gaphique en bâtons
7.5.1.4.3. Diagramme de Gantt

Tip

Attention! Si vous gérez de gros projets avec des dates s’étalant sur plusieurs années, ne générez pas un diagramme de Gantt en utilsant les jours comme échelle temporelle. Le diagramme serait trop grand. Il est préférable d’utiliser semaine, mois ou année comme échelle de temps.

7.5.1.4.4. Diagramme de type Burndown
7.5.1.4.5. Tableau de post-it

Les tableaux de post-it, très utilisés dans les méthodes agiles, permettent d’avoir une vision globale et actualisés en temps réel, sur l’avancement du travail. Il suffit de cliquer sur un post-it et le glisser vers une autre colonne pour actualiser l’état de l’artefact.

7.5.1.5. Modifier/supprimer une représentation

Selon les permissions, vous pouvez modifier une représentation en cliquant sur la flèche descendante près du nom de l’onglet.

Il est possible de modifier le titre et la description ou de supprimer la représentation.

Tip

Chaque représentation graphique ou tableau, peut s’afficher dans les tableaux de bord. Pour cela, sélectionner “Ajouter à mon tableau de bord” ou “Ajouter au tableau de bord du projet” dans le menu “Options”.

7.6. Modifier un artefact

La sélection d’un artefact dans la liste générée suite à une opération de recherche entraîne l’affichage d’une page qui comporte toutes les informations concernant cet artefact. Selon les droits qui vous ont été octroyés sur cet outil de suivi (voir ?) la vue détaillée présente un certain nombre de champs texte immuables ou d’autres champs modifiables. Si vous êtes un visiteur anonyme ou un utilisateur enregistré qui n’est pas membre du projet, il est très probable que la plupart des champs apparaissent comme non modifiables. Par défaut, les utilisateurs extérieurs à l’équipe ne peuvent modifier les champs d’un artefact. Ils sont uniquement en mesure de soumettre un commentaire.

L’écran de modification d’un artefact se divise en deux sections : Entête et Commentaires

7.6.1. Entête

La zone d’entête concentre l’ensemble des champs associés à un artefact. Comme le montre la figure ?, certains champs disposent d’un jeu de valeurs prédéfinies, d’autres sont des champs numériques (Effort) ou des champs texte (Résumé). Pour plus de clarté, les champs sont regroupés en groupes de champs. Le jeu de champs utilisés pour un outil de suivi donné, ainsi que les valeurs prédéfinies et les groupes de champs peuvent être entièrement configurés par les membres du projet qui ont les droits d’administration sur cet outil de suivi (voir ? à ce sujet).

7.6.1.1. Les champs dynamiques

Certains champs ont un comportement particulier et une explication semble nécessaire.

  • Les champs édités automatiquement: Tuleap propose des champs dont la valeur est modifiée de manière automatique : “ID de l’Artefact”, “Date de dernière mise à jour”, “Auteur de l’Artefact”, “Date de Soumission” et “Rang”. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier ces champs.

  • Références Croisées: Tuleap propose un autre champ dynamique qui permet d’afficher toutes les références liées à cet artefact et provenant de n’importe quel artefact ou autre objet Tuleap.

    Lorsque vous saisissez du texte dans n’importe quel champ texte ou commentaire d’un artefact, tout morceau de texte qui suit le modèle “XXX #NNN” est interprété comme une référence à l’item XXX numéro NNN, où XXX est le nom court de l’item (qui peut être un artefact, un commit cvs, une révision svn...) et NNN l’identifiant unique (ID) (exemple : “bug #123”, “tache #321”, “req #12”, etc...). Si vous ne connaissez pas le nom court de l’outil de suivi ou si vous souhaitez ne pas le spécifier vous pouvez utiliser le modèle générique “art #NNN”. Lorsque Tuleap affiche un commentaire contenant une référence, elle est automatiquement transformée en hyperlien vers la page de Tuleap donnant toutes les informations sur cet artefact.

    Les modèles de référence de Tuleap peuvent etre utilisés pour référencer des artifacts, mais aussi des commits CVS, des révision Subversion, des documents, des fichiers, etc. Voir la ? pour plus d’information sur les Références.

    De plus les références vers les outils de suivi, les révision SVN et les commits CVS sont stockées en base de données, et sont résumées dans la section suivante, classées par type puis par sens de référence initial.

Entête d'un écran de modification d'un artefact (champs de l'outil de suivi)

7.6.2. Commentaires

Autant de commentaires que nécessaire peuvent être attachés à un artefact. Il s’agit de commentaires libres saisis dans un champ texte.

Les commentaires présentent plusieurs caractéristiques intéressantes :

  • Recueil des changements: Chaque commentaire comporte une partie dédiée à l’historique de l’artefact. Ceci permet de garder une trace de tous les changements de l’artefact depuis sa création. L’historique de l’artefact affiche les modifications apportés aux champs, la valeur précédente, qui a fait le changement et quand.

  • Réponses-type : il n’est pas rare de voir les personnes en charge de la gestion des artefacts poster les mêmes commentaires de façon répétée. Un message de remerciement à la personne qui a soumis l’artefact, une demande concernant des informations manquantes comme un numéro de version ou le type de la machine, sont autant d’exemples de commentaires utilisés fréquemment. Plutôt que de retaper sans cesse le même texte, Tuleap permet de créer un ensemble de réponses prédéfinies appelées réponses-type. Chaque réponse-type se compose d’un nom et d’un contenu.

    Pour poster une réponse-type il suffit de la choisir dans la boîte de sélection prévue à cet effet et de soumettre les modifications.

Commentaires attachés à un artefact

7.6.3. Mise à jour massive d’artefacts

Tuleap permet aux administrateurs d’un outil de suivi ou du projet d’effectuer la même modification sur un ensemble d’artefacts en une seule étape. Une application typique de cette fonctionnalité de mise à jour massive consiste précisément à réassigner tous les artefacts d’une personne à une autre.

Pour cela, sélectionner le lien “mise à jour massive” dans le menu “options” du rapport. Rappelons que seuls les administrateurs du tracker ont accès à cette fonctionnalité.

Vous pouvez mettre à jour n’importe quel champ (sauf celui portant la sémantique “titre”). Par défaut, tous les champs ont leur valeur à “Inchangé”. Si vous ne souhaitez pas mettre à jour un champ, vous devez conserver la valeur “Inchangé”. Pour mettre à jour un champ sur tous les artefacts, il vous suffit de le mettre à jour. Vous pouvez également ajouter un commentaire.

N.B. La mise à jour massive d’artefacts permet de passer outre tout worflow sur un ou plusieurs champs

Mise à jour massive d'artefacts

7.6.4. Notification email

Les outil de suivi de Tuleap sont munis d’un mécanisme de notification d’évènements par email puissant et flexible. A moins que l’administrateur de projet ou les utilisateurs eux-mêmes n’en décident autrement, le système de notification par email adopte un comportement par défaut très simple. A chaque fois qu’un artefact est créé ou modifié - que ce soit avec un nouveau commentaire ou un changement dans l’un des champs - un message est envoyé aux acteurs suivants :

  • La personne qui a soumis l’artefact
  • La ou les personnes à qui l’artefact a été assigné (si l’option “Envoyer les notifications aux personnes sélectionnées” du champ a été activée par l’administrateur de l’outil de suivi)
  • Tous les utlisateurs qui ont rédigé au moins un commentaire.

Le message de notification généré par l’outil de suivi se compose d’une première partie montrant les changements récemment intrevenus dans l’artefact lors de la dernière mise à jour. A la suite se trouve un récapitulatif complet de l’artefact. Des pointeurs Web sont aussi présents dans le message pour vous permettre d’accéder facilement et rapidement à l’artefact sur Tuleap.

Notification par email

7.8. Permissions d’accès par défaut aux outils de suivi

Selon la classe d’utilisateurs à laquelle vous appartenez et le niveau de permission qui vous est accordé en tant que membre d’un projet, différentes fonctions des outils de services peuvent s’avérer accessible ou pas. Veuillez noter que les permissions d’accès par défaut listées ci-dessous peuvent changer pour un outil de suivi particulier si l’administrateur de l’outil en a décidé ainsi. Pour plus d’information sur la configuration des permissions d’accès aux outils de suivi reportez-vous à la ?. Les permissions par défaut sont résumées dans la table ci-dessous :

Table: Permissions d’accès par défaut des outils de suivi

7.9. Création d’un outil de suivi

Avant de choisir les champs et les valeurs associés aux champs d’un outil de suivi, il faut tout d’abord créer ce dernier. On peut accéder à la page de création d’un outil de suivi depuis l’entrée “Créer un outil de suivi”.

Tip

Quand un projet est créé sur Tuleap un certain nombre d’outils de suivi sont automatiquement créés pour ce projet. Il s’agit typiquement d’outils de suivi pour les bugs, les tâches et les demandes de support. Si votre projet est amené à gérer ce genre d’artefacts, utilisez de préférence les outils de suivi prédéfinis. Vous êtes bien sûr libres de définir de nouveaux champs et de modifier ceux qui existent déjà dans chacun de ces outils de suivi.

Pour définir un nouvel outil de suivi vous devez fournir les informations suivantes (voir ?) :

  • Nom : il s’agit du nom de l’outil de suivi. Le nom d’un outil de suivi est classiquement calqué sur le nom des artefacts qui sont gérés. Ce nom est utilisé par Tuleap dans le titre de plusieurs écrans de l’outil de suivi. Quelques exemples de noms d’outils de suivi : Demandes de fonctionnalités, Tâches, Anomalies,…
  • Description : une description plus complète de l’outil de suivi et des artefacts qu’il gère.
  • Nom court : il s’agit d’un nom court décrivant le type d’artefacts gérés par l’outil de suivi. Le nom doit être aussi court que possible car il est utilisé sur plusieurs écrans de l’outil de suivi comme, par exemple, sur l’écran de modification d’un artefact où le nom court apparaît dans la barre de menu et à côté de l’identifiant de l’artefact. Si nous reprenons les exemples donnés pour le champ Nom ci-dessus, les noms courts correspondants pourraient être : fonc, tache, anom,…

Création d'un nouvel outil de suivi

L’étape suivante consiste à prendre une décision concernant les champs à utiliser dans l’outil de suivi. Pour vous éviter d’avoir à redéfinir sans cesse les outils de suivi les plus fréquemment utilisés (par exemple un outil de suivi d’anomalies, de tâches, de demandes d’assistance, etc...) Tuleap offre un certain nombre de modèles d’outils de suivi prédéfinis à partir desquels vous pouvez créer votre propre outil de suivi. Ces modèles sont définis soit au niveau du site (modèles-site) soit au niveau du projet.

Remarque : l’utilisation de modèles ne signifie pas que vous deviez vous conformer strictement aux champs proposés. Il est toujours possible d’ajouter, de supprimer ou de modifier des champs en partant du modèle initial.

  • Modèle-site : il s’agit de modèles définis par les administrateurs du site Tuleap qui sont en général utiles à de nombreux projets. C’est aussi un moyen d’amroniser les processus d’un projet à l’autre tout en facilitant la vie des équipes de projet. Vous rouverez des outils de suivi pour les anomalies, les tâches, etc... Un modèle particulier appelé “Aucun” permet de créer un tracker vierge de tout champ sauf certains qui restent obligatoires. Voir ? pour plus d’information concernant ces modèles.
  • Modèle-projet : si vous avez déjà défini un outil de suivi qui répond à vos besoins et que vous souhaitez le réutiliser, il suffit de spécifier l’identifiant du projet et celui de l’outil de suivi soit manuellement soit en utilisant les flèches du menu déroulant, puis de cliquer sur le bouton de création. Vous allez ainsi créer un nouvel outil de suivi strictement identique au précédent. (Note : cette opération ne copie pas les artefacts mais uniquement la configuration des champs et la structure du formulaire des artefacts)

7.10. Modèles d’outils de suivi de Tuleap

Les outils de suivi standards fournis par défaut sont :

  • Bugs
  • Tasks
  • User stories
  • Change Requests
  • Requirements
  • Risks

Chacun de ces outils de suivi possède des champs prédéfinis qui correspondent à un processus de travail spécifique autour des correctifs, des bugs, etc... Dans les paragraphes qui suivent, nous donnons une présentation très générale de ces processus de travail. Pour chaque outil de suivi, l’équipe Tuleap a essayé de maintenir un équilibre entre sophistication et facilité d’utilisation. En conséquence, les modèles proposés aux projets hébergés sur Tuleap sont simples. Les membres du projet sont ensuite libres de décider par eux-mêmes des informations qu’un artefact doit comporter et de personnaliser la définition des champs en conséquence.

7.10.1. L’outil de suivi d’anomalies (Bugs)

L’une des règles d’or d’un environnement de projet collaboratif est de permettre à ces utilisateurs de tester le logiciel et de rendre compte librement des anomalies (bugs) rencontrées. L’outil de suivi Bug a précisément été conçu dans cet objectif.

L’outil de suivi Bug est pré-configuré avec un ensemble de champs (utilisés ou pas) qui sont probablement suffisant pour une grande majorité des projets hébergés sur Tuleap. Vous pouvez bien sûr décider que certains champs critiques doivent être créés ou, au contraire, passer le statut de certains champs à “Inutilisé” pour simplifier l’outil de suivi.

7.10.2. L’outil de suivi de tâches (Tasks)

L’outil de suivi de tâches de Tuleap est un gestionnaire de tâches et pas un logiciel de gestion de projet comme CA-SuperProject, MS-Project ou d’autres logiciels plus complexes. Iic, il s’agit d’un outil simple qui permet aux membres du projet de suivre l’évolution de leurs tâches et le temps qu’ils y consacrent ou bien encore de suivre au quotidien la liste des choses à faire.

L’outil de suivi de tâches offre des fonctionnalités qui en font un outil complémentaire des logiciels de gestion et de planification de projets :

  • Comme tous les autres outils Tuleap, l’outil de suivi de tâches est entièrement basé Web. Ainsi n’importe quel membre du projet peut mettre à jour ses tâches où qu’il se trouve.
  • Les tâches peuvent être gérées par les membres autorisés uniquement.
  • Chaque membre du projet dispose de sa feuille de tâches montrant toutes les tâches qui lui sont assignées, leur priorité, leur description, les dates de début et de fin, le pourcentage de complétion, les tâches dépendantes, les commentaires associés et l’historique complet des changements.
  • Les données concernant les tâches peuvent être collectées à tout moment par le chef de projet en utilisant la fonction d’exportation des données de Tuleap (voir ?). Ceci permet de générer très facilement des rapports d’activité et de progression des projets.

7.10.3. L’outil de suivi “User Story”

Tuleap facilite le déploiement de la méthodologie Scrum en fournissant un outil de suivi “User Story” à chaque projet. Vous trouverez une définition de Scrum sur Wikipédia.

L’outil de suivi “User Story” contient des artefacts nommés “User Stories”, qui regroupent les besoins exprimés par les clients du projet. Cet outil de suivi a été conçu pour saisir les exigences du client : il est possible de définir la valeur de chaque “user story”, l’effort estimé, etc.

D’autres champs optionnels sont disponibles, et bien sûr, chaque projet peut définir l’outil de suivi qui correspond au mieux à son application de la méthodologie.

Au début d’un projet Scrum, chaque “user story” doit être stockée. Durant le premier sprint, plusieurs “stories” sont sélectionnés par l’équipe dans le but d’être implémentée durant la première itération. L’équipe assigne les “stories” aux membres de l’équipe qui peut alors commencer le développement.

A la fin du sprint (après deux à quatre semaines), l’équipe se réunit pour un nouveau “Sprint Meeting”. Les “user stories” sélectionnées lors du sprint précédent sont mises à jour dans l’outil de suivi, et de nouvelles “stories” sont sélectionnées pour le prochain “Sprint”.

7.10.4. L’outil de suivi “Change Request”

Cet outil de suivi permet de stocker des “Change Request” afin de gérer les réajustements de votre application. Ceci est important dans la conduite du changement (ITIL, PRINCE2, ...). Une “change request” est déclarative, c’est-à-dire qu’elle établit ce qui doit être fait, mais laisse de côté la manière d’opérer ce changement.

Quand vous soumettez une demande de changement, vous devez fournir des informations sur :

  • Le produit impacté (Produit, version)
  • Le statut de l’approbation (approuvé par, traitement)
  • La description de la demande de changement (description, justification, impact si aucun changement)
  • L’analyse de l’impact du changement (Objectifs, livrables, risques, budget)

Vous pouvez mettre en place des permissions afin d’autoriser seulement le client et les responsables à accéder à cet outil de suivi. Par exemple :

  • seul le client peut mettre à jour le champ “priorité”
  • seul l’administrateur du projet peut mettre à jour les champs “approuvé par” et “traitement”
  • les deux peuvent mettre à jour les champs liés aux impacts.

Comme pour tous les outils de suivi, l’administrateur du tracker peut personnaliser les champs selon ses propres process.

7.10.5. L’outil de suivi de exigences (Requirements)

Cet outil de suivi permet, en ingénierie informatique, de gérer les exigences d’un projet, en identifiant par exemple des caractéristiques ayant de la valeur pour un utilisateur.

Le suivi des exigences est également d’une grande aide dans un processus de vérification, puisque les tests peuvent être suivis par le biais d’exigences spécifiques. Ce type d’outil de suivi est également très utile dans le cadre d’applications du modèle CMMI.

Quand vous soumettez un nouvelle exigence, vous devez décrire :

  • Le produit impacté (Produit, version)
  • Les caractéristiques de l’exigence (type, nature, complexité, priorité)
  • La description de l’exigence (origine, description, solution proposée)
  • L’état de l’exigence (état, satisfait par)

Vous pouvez alors lier (en utilisant les références croisées) une exigence à un test ou à une autre exigence à des fins de traçabilité.

Vous pouvez mettre en place des permissions afin de permettre seulement au client et aux managers d’accéder à cet outil de suivi.

Comme pour tous les outils de suivi, l’administrateur du tracker peut personnaliser les champs selon ses propres process.

7.10.6. L’outil de suivi des risques

Cet outil de suivi permet de gérer les risques. Il fournit des informations liées à l’identification, la priorisation, l’estimation des risques durant tout le cycle de vie du projet. Vous pouvez minimiser et contrôler la probabilité et/ou l’impact d’évenements malheureux ou maximiser la réalisation d’opportunités. Les risques peuvent être liés (en utilisant les références croisées) à des actions/tâches/documents afin de minimiser l’impact ou l’appréciation.

Quand vous estimez un risque, vous devez fournir certaines informations :

  • Taux d’une occurence(appréciation, tendance)
  • Impacts
  • Echelle de temps
  • Action pour réduire le risque(action, responsable)

7.11. Administration des outils de suivi

Depuis le début du chapitre concernant les outils de suivi, il a été fait plusieurs fois mention de la flexibilité de ce service et de la facilité à personnaliser vos propres outils de suivi. La configuration se fait via le module d’administration des outils de suivi accessible par l’entrée “Administration des outils de suivi” de la barre de menu.

La configuration d’un outil de suivi se divise en dix sections :

  • Options générales: le nom, la description et quelques autres paramètres généraux sont définis dans cette section.
  • Gestion des permissions: permet d’octroyer des permissions d’accès différentes aux utilisateurs en fonction de leur rôle.
  • Gérer l’utilisation des champs: permet de créer un outil de suivi
  • Gérer la sémantique: permet de définir la sémantique des champs.
  • Gérer les dépendances entre champs: permet de définir comment les valeurs d’un champ dépendent des valeurs d’un autre champ
  • Gestion des réponses-type : permet de créer des commentaires prédéfinis que l’équipe utilise régulièrement.
  • Gérer le Workflow: Définir le worflow de l’outil de suivi.
  • Options de notification : réglage des options de notification par email globales ou personnelles.
  • Import CSV: permet d’ importer des artefacts à partir d’un fichier CSV
  • Export: permet d’exporter un outil de suivi au format xml.

7.11.1. Options générales

Ce module vous permet de définir un ensemble de propriétés pour votre outil de suivi. Certaines de ces propriétés ont déjà été définies dans le formulaire de création, mais d’autres sont uniquement disponibles sur cette page de configuration :

  • Nom : il s’agit du nom de l’outil de suivi. Le nom d’un outil de suivi est classiquement calqué sur le nom des artefacts qui sont gérés. Ce nom est utilisé par Tuleap dans le titre de plusieurs écrans de l’outil de suivi. Quelques exemples de noms d’outils de suivi : Demandes de fonctionnalités, Tâches, Anomalies, ...
  • Description : une description plus complète de l’outil de suivi et des artefacts qu’il gère.
  • Nom court : il s’agit d’un nom court décrivant le type d’artefacts gérés par l’outil de suivi. Le nom doit être aussi court que possible car il est utilisé sur plusieurs écrans de l’outil de suivi comme, par exemple, sur l’écran de modification d’un artefact où le nom court apparaît dans la barre de menu et à côté de l’identifiant de l’artefact. Si nous reprenons les exemples donnés pour le champ Nom ci-dessus, les noms courts correspondants pourraient être : fonc, tache, anom,…
  • Instancier dans les nouveaux projets: Ce paramètre n’est affiché que lorsque le projet courant est du type “modèle de projet” (voir ?). Si ce paramètre est sélectionné, alors les projets créés depuis ce modèle de projet auront cet outil de suivi. S’il n’est pas sélectionné, cet outil de suivi ne sera pas disponible dans le nouveau projet.
  • Instructions de soumission : un message d’introduction qui s’affiche en haut de l’écran de soumission d’un nouvel artefact. C’est une façon très commode de donner des instructions aux utilisateurs qui soumettent de nouveaux artefacts. Le texte doit être formaté avec des balises HTML, ce qui vous donne une grande flexibilité (vous pouvez utiliser des caractères gras, de l’italique, des couleurs, des URLs…)
  • Instructions de navigation : un message d’introduction qui s’affiche en haut de l’écran de recherche et de navigation dans la base d’artefacts. Le texte doit être formaté avec des balises HTML, ce qui vous donne un grande flexibilité (vous pouvez utiliser des caractères gras, de l’italique, des couleurs, des URLs…)

7.11.2. Gestion des permissions

Ce module est utilisé pour donner des permissions d’accès différentes aux utilisateurs suivant leur rôle.

Les permissions d’accès peuvent être définies à deux niveaux :

  • Au niveau de l’outil de suivi et des artefacts : à ce niveau, vous pouvez déterminer si certains groupes d’utilisateurs ont un accès total, partiel ou nul à l’outil de suivi et à ses artefacts.
  • Au niveau des champs d’un artefact : il s’agit d’un niveau de permission plus fin défini au niveau de chaque champ de l’outil de suivi. En utilisant cette fonctionnalité vous pouvez spécifier quels groupes ont uniquement les droits en lecture sur un champ, quels autres groupes ont les droits de modification et quels sont ceux qui n’ont aucun accès.

Toutes les permissions sont définies pour des groupes d’utilisateurs et non au niveau des individus. Reportez vous à la ? pour plus d’information sur la définition et la gestion des groupes d’utilisateurs.

7.11.2.1. Gestion des permissions de l’outil de suivi

En pénétrant dans ce module, une liste de groupes d’utilisateurs apparaît ainsi que leur permissions d’accès. La liste des groupes montre tout d’abord les groupes définis au niveau du système Tuleap comme l’ensemble des utilisateurs, les utilisateurs enregistrés, les membres du projet, etc... Il s’agit de groupes que Tuleap gère pour vous de telle façon que vous n’avez pas à les modifier lorsqu’un utilisateur crée un compte ou qu’il devient membre du projet. La seconde partie de la liste est constituée de groupes d’utilisateurs définis au niveau du projet (voir ? pour plus d’information sur la définition et la gestion de ces groupes d’utilisateurs).

Chaque groupe peut être associé avec les permissions suivantes :

  • HYPHEN : ce niveau de permission qui s’affiche sous forme d’un tiret signifie que le groupe n’a pas de permission spécifique.
  • Accès à tous les artefacts : le groupe a accès à tous les artefacts de l’outil de suivi.
  • Accès aux artefacts confiés au groupe : le groupe voit uniquement les artefacts qui sont assignés à un ou plusieurs membres du groupe.
  • Accès aux artefacts soumis par le groupe : le groupe voit uniquement les artefacts qui ont été soumis par un des membres du groupe.
  • Accès aux artefacts confiés au groupe ou soumis par le groupe : le groupe a uniquement accès aux artefacts soumis par un des membres du groupe ou assignés à un ou plusieurs membres.

7.11.2.2. Gestion des permissions des champs

En complément des permissions d’accès sur l’outil de suivi et ses artefacts (voir ?) il est parfois nécessaire de restreindre l’accès à certains champs de l’outil de suivi pour une population donnée. Par exemple, si vous partagez un outil de suivi avec vos clients vous souhaiterez probablement cacher certains champs ou tout du moins éviter qu’ils ne puissent les modifier. C’est précisément le rôle de ce module.

L’écran de ce module de configuration des permissions sur les champs permet à tout moment de basculer entre deux vues : vous pouvez soit visualiser les permissions de tous les groupes pour un champ donné OU pour un groupe d’utilisateurs donnés vous pouvez visualiser ses permissions sur tous les champs de l’outil de suivi. L’expérience montre que la vue par champ est souvent la vue la plus adaptée pour la configuration initiale des permissions alors que la vue par groupe d’utilisateurs est plus pratique pour ajuster la configuration des permissions par la suite (voir ? pour plus d’information sur la définition des groupes d’utilisateurs).

Chaque groupe d’utilisateurs peut recevoir les permissions suivantes pour un champ donné :

  • Peut soumettre : permet de déterminer si un groupe d’utilisateurs peut spécifier la valeur initiale d’un champ lorsque l’artefact est soumis pour la première fois. Si la case n’est pas cochée, le champ ne sera pas visible sur l’écran de soumission pour ce groupe d’utilisateurs.
  • Lecture seule : avec cette permission un groupe d’utilisateurs ne peut que lire le champ. En d’autres terme la valeur du champ leur est visible mais ils ne peuvent la modifier.
  • Mise à jour : avec cette permission, un groupe d’utilisateurs peut voir la valeur d’un champ et la modifier.
  • - : ce niveau de permission qui s’affiche sous forme d’un tiret signifie que le groupe n’a pas de permission spécifique, à l’instar des permissions sur les outils de suivis.

Note importante : les permissions associés à un champ s’appliquent à plusieurs fonctions de l’outil de suivi. Ainsi, si un groupe d’utilisateur n’a pas du tout accès à un champ, ce champ sera invisible sur le formulaire de soumission, mais aussi sur l’écran de recherche, dans la table de résultats de la recherche, dans l’écran de modification, dans l’historique des changements et, enfin, dans les notifications email envoyées aux utilisateurs concernés.

7.11.3. Gestion de l’utilisation des champs

Lorsqu’un outil de suivi est créé, il comprend un ensemble de champs préconfigurés qui proviennent du modèle utilisé pour sa création. Pour la majorité des projets hébergés sur Tuleap il est très probable que les modèles standards (bugs, tâches, demandes d’assistance) répondent à la plupart des besoins.

Toutefois Tuleap vous permet de personnaliser les champs utilisés par vos outils de suivi. Il peut s’agir d’une variation autour d’un modèle standard comprenant l’ajout ou la suppression de quelques champs mais cela peut aussi être une définition complète à partir d’un modèle vierge.

Le gestionnaire de création d’un outil de suivi est divisé en deux parties: une palette de champs (à gauche) et la visualisation de l’outil de suivi (à droite)(voir la ?)

Aperçu du gestionnaire de création d'un outil de suivi

7.11.3.1. Palette de champs

La palette permet à l’utilisateur de choisir les éléments de son outil de suivi. La palette du gestionnaire de création d’un outil de suivi est divisée en quatre groupes :

  • Champs: Ce sont des champs basiques (entier, liste, etc.) que l’utilisateur pourra mettre à jour. Ils n’ont pas de comportement particulier.
  • Champs dynamiques: Ces champs ont un comportement particulier. Leur valeur ne peut être modifiée par l’utilisateur. Celle-ci est déterminée automatiquement (par exemple, l’utilisateur qui a soumis l’artefact, l’identifiant de l’artefact, la date de soumission de l’artefact, etc.)
  • Elements structurels: Ces élements ne sont pas réellement des champs. Ils permettent d’améliorer l’aspect des outils de suivi. Ils prennent la forme de conteneurs (groupes de champs, colonnes) ou d’élements décoratifs (saut de ligne, texte).
  • Elements inutilisés: Dans cette partie de la palette, se trouvent les champs qui ne sont pas utilisés dans l’outil de suivi. Si vous supprimez un champ de l’outil de suivi, il ne sera pas réellement supprimé mais sera placé dans la liste des éléments inutilisés. Vous pourrez le réutiliser plus facilement. Si vous souhaitez le supprimer définitivement, supprimez le directement dans la partie “Elements Inutilisés” de la palette. Les éléments inutilisés sont également utilsés dans les modèles d’outils de suivi. Vous pouvez donc rencontrer des champs que l’équipe n’a pas décidé d’inclure dans les modèles, mais qui peuvent avoir néanmoins du sens. Vous pouvez donc simplement les ajouter plutôt que de les créer.
7.11.3.1.1. Les champs

Voici une description détaillée de chaque type de champs :

  • Chaîne de caractère : permet à l’utilisateur de saisir un texte libre d’une seule ligne. Le résumé d’un artefact est un exemple de champ de type ligne de texte.

  • Texte : permet à l’utilisateur de saisir un texte libre de plusieurs lignes. Ce type de champ est utilisé dans de nombreux outils de suivi pour le champ “Description”.

  • Boîte de sélection : un champ de type “Boîte de sélection” prend sa valeur parmi une liste de valeurs prédéfinies par l’administrateur de l’outil de suivi. Les valeurs prédéfinies peuvent être soit:

    • une liste statique de valeurs,
    • une liste dynamique d’utilisateurs,
    • une liste dynamique de groupes utilisateurs.

    Selon le navigateur que vous utilisez l’apparence de ce type de champ peut varier mais ils sont en général affichés sous la forme d’un menu déroulant montrant les valeurs prédéfinies. A un instant donné, ce type de champ ne peut avoir qu’une seule valeur.

    Ce type de champ peut également generer des notifications email, voir ?.

  • Boîte de sélections multiples : comme la boîte de sélection simple décrite précédemment, ce champ prend sa valeur parmi une liste de valeurs prédéfinies. Par contre il permet de donner plusieurs valeurs au champ à un instant donné. Ce type de champ peut être par exemple utilisé pour le champ des personnes responsables d’une tâche.

  • Date: un champ d’une ligne qui accepte les dates au format ISO (AAAA-MM-JJ). Ce champ est fourni avec un calendrier.

  • Fichier à transmettre : Ce champ permet d’attacher n’importe quel type de fichier. Il est possible d’ajouter plusieurs fichiers. Ce type de champ peut être utilisé par exemple dans une section “Attachements” d’un outil de suivi de type “Bugs”.

  • Entier : champ d’une ligne qui accepte uniquement les nombres entiers (exemple : 3, -100, 2345…)

  • Flottant : champ d’une ligne qui accepte uniquement les nombres flottants(exemple : 3.56, -100.3, 2345, 34E+6…)

  • Liste ouverte : Ce champ prend sa valeur parmi une liste de valeurs mais les valeurs ne sont pas prédéfinies. Cette liste est “ouverte”. L’utilisateur peut choisir une valeur existante, mais peut aussi ajouter une nouvelle valeur. Cette nouvelle valeur fera partie des valeurs existantes à la prochaine soumission! De plus, ce champ fonctionne avec de l’auto-complétion (en tapant le début d’un mot, des suggestions sont faites à l’utilisateur). Pour finir, ce champ accepte plusieurs valeurs.

    Comme les champs de listes standards, un champ “Liste Ouverte” peut être associé à des valeurs statiques ou dynamiques.

    Tip

    La précédente version de l’outil de suivi de Tuleap contenait une section appelée “CC” qui était utilisée pour notifier des personnes des modifications d’un artefact. Cette section n’existe plus mais peut être facilement remplacée par un champ “Liste Ouverte” dont les valeurs sont assciées à des utilisateurs. N’oubliez pas de cocher l’option de notification à la création du champ!

  • Lien vers des artefacts : Ce champ permet de faire des références spécifiques vers d’autres artefacts. Ce type de champ peut être par exemple utilisé pour référencer les sous-tâches d’une tâche. ce champ accepte plusieurs valeurs.

  • Permissions sur un artefact: Ce champ permet de restreindre l’accès à un artefact pour certains utilisateurs. La personne ayant soumis l’artefact peut donc restreindre l’accès à l’artefct à des groupes d’utilisateurs.

7.11.3.1.2. Champs dynamiques

Voici une description détaillée de chaque type :

  • ID de l’artefact : Il s’agit de l’identifiant unique de l’artefact. Il peut être utile de l’afficher pour pouvoir le référencer. L’ID de l’artefact ne peut pas être modifié et est crée par le système. Ce champ est en lecture seule.
  • Date de dernière mise à jour : Ce champ est en lecture seule et ne peut donc être modifié par l’utilisateur. La valeur de ce champ correspond à la date de dernière modification de l’artefact et est créée automatiquement. Chaque modification (modification de la valeur d’un champ, ajout d’un commentaire, ...) mettre à jour la valeur de ce champ. Ce dernier peut être utile pour suivre l’activité d’un outil de suivi.
  • Auteur de l’artefact : Ce champ est en lecture seule et ne peut donc être modifié par l’utilisateur. La valeur de ce champ correspond à l’utilisateur ayant crée l’artefact et est ajoutée automatiquement.
  • Date de soumission : Ce champ est en lecture seule et ne peut donc être modifié par l’utilisateur. La valeur de ce champ correspond à la date de création de l’artefact et est ajoutée automatiquement.
  • Rang : Ce champ est en lecture seule et ne peut donc être modifié par l’utilisateur. Il est directement mis à jour par le plugin Agile Dashboard. Sa valeur correspond au rang de l’artefact dans le contexte d’un jalon.
  • Références Croisées : ce champ est automatiquement mis à jour avec les références existantes de l’artefact. Il affiche liste des objets étant référencés par l’artefact ou le référençant.
7.11.3.1.3. Elements Structurels

Voici une description détaillée de chaque type :

  • Groupe de champs : Cet élément structurel permet de regrouper plusieurs champs. Ces derniers sont empilés les uns au dessous des autres.
  • Colonne : Cet élément structurel permet d’ajouter des colonnes. Les colonnes sont alignées les unes à côté des autres. Vous pouvez utiliser des colonnes pour aligner des champs sur la même ligne.
  • Saut de ligne : Cet élément structurel ajoute un saut de ligne invisible au formulaire. Vous pouvez utiliser cet élément pour organiser les différents éléments.
  • Separateur : Cet élément structurel ajoute une ligne visible au formulaire. Vous pouvez utiliser cet élément pour organiser les différents éléments.
  • Texte Statique: Cet élément structurel ajoute du texte statique au formulaire. Vous pouvez utiliser l’éditeur de texte fourni pour ajouter de la couleur, formatter le texte, etc. Vous pouvez utiliser cet élément pour ajouter des instructions par exemple.
7.11.3.1.4. Elements inutilisés

Les éléments inutilisés ne sont pas un type de champ, mais correspondent à la liste des éléments non utilisés. Sélectionnez un de ces champs si vous souhaitez le réutiliser.

7.11.3.2. Creation et Modification d’un champ de l’outil de suivi

7.11.3.2.1. Ajouter un champ à l’outil de suivi

Pour ajouter un champ à un outil de suivi, il suffit de sélectionner un type de champ dans la palette. Cliquez simplement dessus et un formulaire apparaitra à la place de la palette!

Selon les champs, les propriétés peuvent être différentes. Voici la liste des différentes propriétés :

  • Label : Il s’agit du nom du champ. Bien qu’il soit tres simple de modifier le nom d’un champ, nous vous conseillons de le modifier avec un nom qui ne soit pas radicallement différent. Si c’est ce que vous souhaitez faire, nous vous conseillons plutôt de créer un nouveau champ.

  • Description : Il s’agit de décrire l’usage de ce champ.

  • Taille : Cette propriéte permet de définir l’espace que va prendre ce champ à l’écran. Selon le type de champ, cette propriété peut avoir des significations différentes.

    • Boîte de sélection multiple : La taille correspond au nombre de valeurs qui sont visibles avant d’utiliser la barre de défilement. Une valeur entre 2 et 5 parait raisonnable.
    • Chaîne de caractères, Entier et Flottant : “Taille” correspond au nombre de caractères directement visibles, la taille maximale est 255. “Max. caractères” correspond au nombre maximum de caractères pouvant être ajoutés dans ce champ.
    • Date : Une date suit toujours le même modèle (YYYY-MM-DD), sa taille est donc fixée à 10 caractères.
    • Texte: Pour les zones de textes, deux valeurs de taille existent : “lignes” et “colonnes”, où “colonnes” correspond au nombre de colonnes dans la zone de texte (la largeur en nombre de caractères) et “lignes” correspond au nombre de lignes de texte. Notez que le nombre de lgnes n’est pas limité à la valeur de “lignes”. Si le texte saisi comporte plus de “lignes” que définies, une barre de défilement apparaitra.
  • Rang : cette valeur correspond à la position du champ dans le formulaire.

  • Requis : determine s’il est obligatoire de saisir une valeur lors de la soumission ou de la mise à jour d’un artefact. Si cette case est cochée, l’outil de suivi validera le formulaire seulement si ce champ n’est pas vide. Les champs qui doivent être obligatoirement remplis comporte un astérisque rouge.

  • Valeur par défaut : il s’agit de la valeur qui sera affichée lors de la soumission d’un artefact.

  • Valeurs : Ceci s’applique aux champs de type “Liste de choix”, “Liste à choix multiple” et aux champs de type “Liste ouverte” où les listes de valeurs que vous allez choisir seront visibles dans des menus déroulants lors de la soumission et de la modification d’un artefact.

    Vous pouvez lier ces champs à :

    • Ajouter des valeurs : Pour configurer des valeurs, ajoutez simplement les valeurs dans la zone de texte (une par ligne). Cocher “par ordre alphabétique” triera automatiquement vos valeurs.

      Tuleap permet d’ajouter ce que nous appelons un “decorator” à chaque valeur mais seulement en mode édition. (voir ?)

    • Une liste d’utilisateurs: vous avez la possiblité d’associer les types de champs cités au-dessus à une liste de valeurs prédefinie, qui est générée dynamiquement par la plateforme. Ceci peut être utilisé pour créer une liste de choix comportant tous les membres du projet. Plutôt que de saisir et de maintenir cette liste de valeur à la main, vous ré-utilisez la définition faite dans l’administration du projet.

      Notez que si vous décidez de lier un champ à une liste de valeur générée automatiquement, vous ne pourrez plus ajouter vos propres valeurs. Les listes suivantes sont disponibles (d’autres seront ajoutées ultérieurement) :

      • Membres du projet : liste des personnes appartenant au projet.
      • Administrateurs du projet : il s’agit des membres du projet ayant des droits d’administration.
      • Personnes ayant soumis des artefacts : la liste des personnes ayant soumis au moins une fois un artefact.
      • Groupes définis dans le projet : Vous pouvez lier une liste de choix à n’importe quel groupe d’utilisateurs défini dans le projet. Pour savoir, comment créer de tels groupes, voir la ?.

      Sur l’image suivante on peut constater que le champ “Assigned to” est construit à partir de la liste d’utilisteurs du groupe “SupportTeam”.

    • Une liste de groupes utilisateurs: À l’instar de la liste d’utilisateurs, la liste de groupes permet de choisir parmis les groupes définis dans l’administration du projet (voir ?).

      Cette option permet la mise en œuvre de configurations avancées telles que la définition de groupes de support où plusieurs personnes doivent être notifiées simultanément.

      Sur l’image suivante, on peut voir que le champ permet de selectionner parmis les groupes d’utilisteurs en fonction de la nature du problème remonté:

7.11.3.2.2. Modifier les champs d’un outil de suivi
7.11.3.2.2.1. Editer un champ

Afin d’apporter des modifications à un champ, cliquez sur l’icône d’édition du champ.

Le mode édition permet de configurer certains paramètres non disponibles à la création :

  • Modifier le nom du champ: Le nom du champ est différent du label du champ. Le nom du champ est un nom interne au champ qui n’apparait pas sur le formulaire. Il est utilisé par l’API SOAP. Il ne doit pas contenir de caractères spéciaux, et seuls les lettres en minuscule et le caractère “_” sont autorisés.
  • Ajouter un “decorator”: La liste des valeurs peut être enjolivée par un “decorator”, qui est un carré de couleur. Vous pouvez choisir la couleur de chaque valeur à l’aide d’une palette de couleurs. (voir la ?). Les “decorators” permettent d’obtenir un indicateur visuel. Par exemple, plus une couleur est foncée sur les valeurs de priorité d’un bug, plus le bug est prioritaire.
  • Ajouter des valeurs Vous pouvez simplement ajouter de nouvelles valeurs à une liste en cliquant sur “ajouter de nouvelles valeurs” en dessous des valeurs existantes.
  • Cacher des valeurs Vous pouvez simplement cacher des valeurs existantes en cliquant sur l’cône “cacher” à côté de la valeur. Si l’oeil est ouvert, la valeur est disponible. Si l’oeil est à moitié fermé, la valeur est cachée. Vous n’avez qu’à cliquer dessus pour le rendre de nouveau visible. Les artefacts comportant des valeurs cachées les verront toujours apparaître. Mais, ces valeurs ne seront plus proposées dans les listes.
  • Supprimer des valeurs Vous pouvez supprmier une valeur d’une liste en cliquant sur la croix à côté de la valeur. Il est cependant impossible de supprimer une valeur si des artefacts comportent cette valeur. Dans ce cas-là, vous pouvez cacher la valeur.
  • Accéder directement au gestionnaire de permissions des champs En éditant un champ, vous pouvez accéder directement au gestionnaire de permissions du champ en cliquant sur le lien “Editer les permissions du champ”.
  • Configurer les notifications : Si le champ est une “Liste de choix”, une “Liste à choix multiple” ou une “Liste ouverte” liée à un groupe d’utilisateurs, une case à cocher “Envoyer des notifications aux personnes selectionnées” s’affiche. Si celle-ci est cochée, tous les utilisateurs sélectionnés recevront un email si l’artefact est modifié.

Administration : Edition d'un champ

7.11.3.2.2.2. Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, cliquez simplement sur l’icône de suppression sur la page de visualisation. Le champ ne sera plus visible sur le formulaire, mais sera présent dans la liste des élements inutilisés de la palette.

Notez cependant qu’un champ ne peut être supprimé du formulaire si celui-ci est utilisé dans la sémantique, dans le workflow, ou dans les dépendances entre champs.

Pour supprimer définitivement un champ, cliquer sur l’icône “poubelle” dans la liste des élements inutilisés de la palette.

7.11.4. Semantique

Comme les outils de suivi peuvent être complétement personnalisables, il fallait un moyen de définir ce qu’était le titre d’un artefact, ou ce qu’on considérait être comme étant un artefact ouvert ou fermé. Cette fonctionnalité est fournie dans la section d’administration sous le nom de “Sémantique”.

La plupart des outils de suivi que vous utilisez ont une sémantique de définie. C’est le cas par exemple de tous les outils de suivi prédéfinis. (voir ?).

Pour définir ou modifier la sémantique d’un champ, sélectionnez l’icône “crayon” à côté de la propriété sémantique. L’interface d’administration vous permet de definir les propriétés sémantiques suivantes :

7.11.4.1. Titre

Le titre d’un artefact est le champ qui résume le mieux l’artefact. Par exemple, ce peut être le champ résumé pour un outil de suivi de bugs, le champ nom pour un outil de suivi des contacts, ou le champ Je veux pour un outil de suivi de “User Stories”.

N’importe quel champ de type texte peut être choisi pour représenter le titre d’un artefact.

Cette information est utilisée dans la page de modification d’un tracker existant, à côté de l’identifiant de l’artefact. Elle est aussi utilisée dans le widget “Mes Artefacts”.

7.11.4.2. Statut

Le statut d’un artefact est le champ qui décrit l’état d’un artefact. Si vous attribuez une sémantique à la notion de statut, vous êtes invités à définir les valeurs qui signifie ouvert pour ce champ.

Le cas le plus commun est un champ Statut avec la valeur ouvert. Toutes les autres valeurs peuvent être considérés comme fermées. Vous pouvez néanmoins choisir les valeurs de votre choix issues de n’ importe quelle liste de choix (simple ou multiple) pour définir le statut des artefacts.

Cette information sémantique est utilisée dans le widget “Mes Artefacts”, qui n’affiche que les artefacts ouverts qui vous appartiennent.

7.11.4.3. Contributeur/ En charge

Le contributeur d’un artéfact est la ou les personnes en charge de la résolution de cet artéfact. Par exemple, il peut s’agir du champ assigned_to pour un tracker de bug, ou du champ owner pour un tracker de tâches.

Vous pouvez choisir n’importe quel champ de type liste d’utilisateurs pour définit le contributeur.

Cette information sémantique est utilisée pour définit certaines permissions sur un tracker (par exemple, restreindre l’accès du tracker aux groupes de personnes assignées à des artéfacts).

7.11.4.4. Tooltip/Info-Bulle

Le tooltip d’un artefact est l’information affichée lorsque vous passez la souris sur la référence d’un artefact.

Vous pouvez sélectionner tous les champs que vous voulez pour composer le tooltip.

7.11.4.5. Effort Estimé (Agile Dashboard)

L’effort estimé a la particularité de n’exister seulement quand le plugin Agile Dashboard est activé pour un projet. Dans le contexte agile, c’est un nombre utilisé par les équipes de développement pour déterminer la difficulté ou la quantité de travaille associée à l’effort estimé d’un task, story, sprint, release...

Ce sémantique, doit être associé à un champ de type numérique dans le tracker.

L’effort estimé est utilisé dans les onglets content et planification de l’Agile Dashboard.

7.11.5. Dépendances entre champs

Les dépendances entre champs permettent de lier les valeurs d’un champ source aux valeurs d’un champ cible. Autrement dit, les valeurs proposées à l’utilisateur final pour un champ pourront dépendre de la valeur sélectionnée dans un autre champ.

Prenons un cas concret. Soit un champ Système d’exploitation(Linux, MacOS X, MS Windows, NetBSD) et un champ Version(2.0, 2.1, 2.2, 2.4, 2.6, 3.0, 10.1, 10.2, 10.3, 10.4 (Tiger), NT, 2000, XP). Définissons les dépendances dans l’interface d’administration de l’outil de suivi :

  1. On sélectionne d’abord le champ source “Système d’exploitation” puis le champ cible “Version”.
  2. Pour définir des dépendances entre “Système d’exploitation” et les versions correspondantes, il suffit de cocher la case correspondante dans la matrice.

Commencez par sélectionner le champ source

Sélection du champ source

Une fois, le champ source sélectionné (ici, “Système d’exploitation”), vous pouvez sélectionner le champ cible.

Sélection du champ cible

Validez, et une matrice avec des valeurs s’affiche :

Matrice des dépendances

A présent, vous pouvez cocher les cases correspondants aux dépendances. Dans cet exemple, si la valeur du champ source est “Linux”, les valeurs cible correspondantes sont “2.0”, “2.2”, “2.4”, “2.6”.

Une matrice des dépendances remplie

Une fois la dépendance créée, un lien s’affiche dans la page “Choisir Source/Cible” si vous avez besoin de la rééditer. Notez que pour supprimer la dépendance, la matrice doit être vide.

Récapitulatif des dépendances entre champs

Une fois les dépendances définies, la liste des valeurs du champ “Version” sera filtrée selon le “Système d’Exploitation” sélectionné.

Les versions proposées pour Linux

Les versions proposées pour MacOS X

Les versions proposées pour MS Windows

Les versions proposées pour NetBSD

Lors de la définition de vos dépendances, veuillez prendre en compte les points suivants :

  • Seuls les champs de type Boîte de sélection et Boîte de sélection multiple peuvent avoir des dépendances,
  • Les dépendances cycliques sont interdites (Champ 1 => Champ 2 => ... => Champ 1),
  • Un champ ne peut dépendre que d’un seul champ,
  • Javascript doit être autorisé sur le navigateur pour pouvoir administrer les dépendances,
  • Si un champ n’est pas cible d’une dépendance, alors il proposera toutes ses valeurs. Dans le cas contraire, il ne proposera que celles qui satisferont les règles de dépendances.

7.11.6. Réponses-type

Il est assez fréquent de voir des membres d’un projet en charge de la gestion des artefacts taper souvent le même genre de commentaires. Parmi les exemples classiques de commentaires répétitifs, on trouve : un message de remerciement à la personne qui a soumis l’artefact, une demande d’information complémentaire comme un numéro de version ou le type de machine utilisée, etc...(voir la ?).

Plutôt que de resaisir sans cesse les mêmes commentaires, Tuleap permet aux membres du projet de définir un ensemble de commentaires prédéfinis appelés réponses-type. Après avoir défini ces réponses-type, poster le commentaire correspondant nécessite simplement de choisir la réponse-type dans la boîte de sélection située à proximité de la zone de saisie du commentaire dans le formulaire de modification d’un artefact.

Définition d'une réponse-type

7.11.7. Gestionnaire de Workflow

7.11.7.1. Définition

Un workflow peut vous aider à contôler le cycle de vie d’un artefact, vous assurer que vos équipes suivent les méthodologies appliquées dans votre entreprise (CMMi, etc.).

Vous pouvez définir un Workflow chaque outil de suivi de façon indépendante.

Pour le moment, un workflow ne peut porter que sur un seul champ. Ce dernier doit être un champ de type “Liste de Choix”.

N.B. La mise à jour massive d’artefacts ne prend pas en compte les contraintes liées au worflow

7.11.7.2. Ajouter un workflow à un outil de suivi

Ecran de définition d'un workflow

  • Première étape: vous devez choisir le champ sur lequel appliqué le workflow. Un workflow peut être appliqué seulement sur un champ de type “Liste de Choix” dont les valeurs ne sont pas liées à un groupe d’utilisateur.

  • Deuxième étape: définir les transitions du workflow. La ? montre un exemple de définition d’un workflow dans l’outil de suivi de Bugs prédéfini. Grâce à la partie “Administration du Workflow”, vous voyez que le workflow est défini sur le champ “Status”. Le workflow peut simplement être activé ou désactivé en cochant la case et en cliquant sur “Valider”. Pour supprimer le workflow, cliquez simplement sur la croix rouge. Ceci supprimera complétement le workflow défini, et toutes les transitions associées.

    La partie “Définir les transitions” permet de définir les transitions du workflow. Dans l’exemple fourni par la ?, plusieurs transitions ont été définies Par exemple, à la soumission d’un artefact, définie par l’état “(New Artifact)”, la seule valeur disponible pour le champ “Status” sera “New”. Quand le statut sera à “New”, les seules valeurs disponibles seront “Unconfirmed”, “Verified” et “Closed”.

7.11.7.3. Définir des règles sur les transitions

Permissions sur les transitions du workflow

7.11.7.3.1. Groupes autorisés à effectuer la transition

Une fois la transition définie, vous pouvez définir qui peut faire la transition. Pour cela, cliquez sur le lien “[details]” à côté de la transition. Sélectionnez alors le groupe d’utilisateurs que vous autorisez à effectuer la transition. transition (voir la ?).

7.11.7.3.2. Actions post-transition

Vous pouvez définir une liste d’actions qui seront exécutées à la fin de la transition. Pour le moment, les actions possibles concernent les champs de type date. Vous pouvez mettre à jour automatiquement un champ avec la date courante ou, au contraire, y supprimer la valeur.

Cette fonctionnalité peut-être mise en œuvre pour positionner automatiquement une date de cloture lorsqu’un artefact passe de “Résolu” à “Fermé”. De la même façon, vous pouvez supprimer la valeur du champ “date de cloture” lorsque l’artefact passe de “Fermé” à “Ré-ouvert”.

7.11.8. Options de notification email

Comme expliqué dans la ? les outils de suivi sont préconfigurés avec une série de règles leur permettant d’informer les personnes concernées des évènements survenant dans le cycle de vie d’un artefact. Ces règles de notification par défaut peuvent être modifiées de plusieurs façons :

7.11.8.1. Notification email globale

En complément des règles de notification par défaut, l’administrateur de l’outil de suivi a la possibilité de spécifier plusieurs adresses email séparées par une virgule auxquelles seront systématiquement envoyées des notifications lors de la création (et éventuellement lors de la modification) d’un artefact.

Vous pouvez désactiver la vérification des permissions pour la notification email globale. Ce peut être utile si l’adresse en question est une liste de distribution. En effet, pour les listes de distribution, le système ne peut vérifier les permissions individuelles de chaque membre de la liste. Donc, si la case “vérifier les permissions” est cochée, les notifications seront envoyées aux membres de la liste de distribution avec les droits ‘utilisateur anonyme’.

Cette fonctionnalité peut être utilisée pour informer de la soumission d’un nouvel artefact les personnes de l’équipe en charge de leur qualification et leur assignation.

Tip

Si vous souhaitez notifier de nombreuses personnes, nous vous suggérons d’utiliser les listes de distributions de Tuleap (voir ?). Une fois la liste de distribution en place, il vous suffit de taper l’adresse de la liste dans le champ de notification globale pour que toutes les personnes concernées soient informées.

La création d’une liste de distribution a plusieurs avantages : tout d’abord chaque individu peut s’abonner ou se désabonner comme il le souhaite et, ensuite, tous les messages envoyés à une liste de distribution sont conservés dans une archive et peuvent donc servir de témoin en cas d’audit.

7.11.9. Importation d’artefacts

Les administrateurs d’un projet ont la possibilité d’importer des artefacts dans un outil de suivi de Tuleap en utilisant des fichiers au format CSV . Voir la section ? pour plus de détails sur cette fonctionnalité.

7.11.10. Exporter la structure d’un outil de suivi

Tuleap permet d’exporter la structure d’un outil de suivi dans un fichier XML. Les modèles d’outils de suivi Tuleap sont fournis au format XML. Cette fonctionnalité est également très utile pour copier un outil de suivi d’un serveur Tuleap à un autre.

Pour exporter la structure d’un outil de suivi, sélectionnez le lien “Export” dans la partie “Administration”. Votre navigateur ouvrira une nouvelle fenêtre qui vous permettra de choisir où sauvegarder le fichier XML généré.

Note: Cette fonctionnalité ne copie pas les artefacts de l’outil de suivi mais seulement sa structure (options générales, champs, valeurs, workflow, semantique, réponses-type et permissions).

7.11.11. Suppression d’artefacts

Tuleap permet aux administrateurs de projet et de tracker de supprimer définitivement des artefacts. Pour supprimer un artefact, sélectionnez le lien “Suppression d’artefact” dans la partie Administartion d’un tracker.

Note: Si vous n’êtes pas administrateur, vous devrez contacter celui-ci afin qu’il procède à la suppression.